最初に仕事の「鳥瞰図」を描く
全体構想を描き出す
私が、中期計画や設備投資の発案書を策定するときに、いつも実行していた「全体構想図」をご紹介する。
このような大きなプロジェクトの企画書を作成するとき、私はＡ3の大きな紙を用意する。そして、４つのスペースに区分して、それぞれのスペースに資料１ページ分の情報を書き出す。資料の縮小版４ページ分を１枚の紙に貼り付けるようなイメージである。
例えば、設備投資の発案書ならスペース(1)に「本投資計画の狙い」「投資効果」、スペース(2)に「事業の環境認識」「競争他社との比較、当社の強み弱み」、スペース(3)に「設備投資の概要」、スペース(4)に「生産・販売計画」といった具合に、４ページ分を一枚の紙に書き出すわけである。
このようにすると、全体で６〜８ページで構成される資料が、Ａ３用紙２枚にすべて入ることになる。こうすることによって、いわば鳥瞰図ができ上がって、実に見晴らしがよく、全体のストーリーが適切かどうかがよくわかってくるのだ。
それぞれのスペースに大まかな項目とキーワード、あるいは簡潔な文章を書き入れることによって、他の人が読んでも内容がわかるようにしておくと便利である。
それができ上がると、そのコンパクトな資料を使って、過去の優れた発案書や企画書と比較したり、検討チームのメンバーとディスカッションをしながら、全体構成を決定していくと効率的に仕事を進めることができる。
ついでに言うと、別添資料を付けるのであれば、何を資料として添付するかを作業に入る前に決めておくことをお奨めする。
たとえば、
１ 本製品の世界および日本の市場規模とマーケットシェア
２ 本製品の売上高・利益の実績と計画 損益分岐点
３ 競争企業との比較
４ 本投資計画の不安要因
という添付資料をあらかじめ決めてしまう。
あとは分担とスケジュール
このようなスケルトンができ上がったら、あとは分担とスケジュール（デッドライン）を決めたらよいだけなので、作業が効率的に進むし、チーム全員が情報を共有できるというメリットも生まれる。
このような作業をするときに多くのムダが発生する原因は、「最終の姿」を決めずに、「あれもこれも」と場当たり的に資料を作成していってしまうことにある。その結果、繋いでみたら全体として整合性のない資料になってしまうことが多い。それで作り直しなどということになったら、目も当てられない。
あるいは、資料が多すぎるということで、せっかく作ったペーパーを削除してしまったりすることもある。結局、その資料をつくる作業がムダだったということになってしまう。
資料づくりは全体構想を描いてから進める計画的であることが望ましい。
佐々木常夫先生サイトより
